Optimisez la gestion de mes appels avec un service de télésecrétariat

[Suzie]

Salut tout le monde ! J'ai récemment ouvert un petit cabinet médical, et je me retrouve constamment submergé par les appels téléphoniques. C'est un vrai casse-tête de jongler entre les prises de rendez-vous, les messages, et tout le reste. J'ai entendu parler de services de télésecrétariat, mais je ne suis pas sûr de comment cela fonctionne réellement. Est-ce que quelqu'un ici a déjà utilisé ce genre de service ? Ça vaut le coup ?

[Fauve]

Salut ! Je comprends totalement ta situation. Les services de télésecrétariat peuvent être une véritable bouée de sauvetage. En gros, tu choisis quand dévier tes appels vers le service de télésecrétariat. Les secrétaires répondent comme si elles étaient dans ton cabinet, prennent les rendez-vous selon tes consignes, et gèrent les messages. C'est super pratique si tu es débordé et que tu veux te concentrer sur ton travail sans être constamment interrompu par le téléphone.

[Suzie]

Merci pour ta réponse ! J'ai aussi une secrétaire sur place, mais elle ne peut pas gérer plusieurs appels en même temps. Est-ce que ce service peut récupérer les appels excédentaires quand tous les téléphones sont occupés ici ?

[Fauve]

Absolument ! C'est l'une des grandes forces de ces services. Si ta secrétaire sur place est occupée, le service de télésecrétariat prend en charge le surplus d'appels. C'est comme avoir une équipe étendue qui prend soin de ton accueil téléphonique. Cela te permet de ne manquer aucun appel important.

[Suzie]

C'est intéressant ! Et est-ce qu'ils peuvent gérer les appels sortants également, comme le suivi des clients ou la prise de commandes ?

[Fauve]

Tout à fait. En plus de gérer les appels entrants, ils peuvent s'occuper des appels sortants. Cela inclut le suivi des clients, le service après-vente, des enquêtes de satisfaction, et même la prise de commandes. Tu peux vraiment déléguer une partie importante de la gestion des communications de ton cabinet.

[Suzie]

Super, merci pour toutes ces infos ! Cela semble être exactement ce dont j'ai besoin. Une dernière chose, est-ce que le processus de mise en place est compliqué ?

[Fauve]

Non, pas vraiment. Avant de démarrer le service, tu transmets tes instructions sur tes horaires, les types d'appels, et toute directive particulière. Les secrétaires suivent ces consignes lorsqu'elles répondent à tes appels. Donc, pour tes interlocuteurs, ça sera comme si elles étaient dans ton cabinet. C'est assez simple et ça te permet de personnaliser le service selon tes besoins.